Der rechtskonforme Newsletter betrifft auch Sie!

Heidi Küng interessiert sich für neue Carving Skis. Sie googelt nach möglichen Anbietern und registriert sich dort, wo sie lukrative Angebote findet. Mit ihrem digitalen Fussabdruck sichert sie sich Zugang zu weiteren Informationen im Webshop. Wunderbar, denkt Armin Tobler, Inhaber der Firma Tobler Sport AG, und freut sich über eine weitere E-Mail-Adresse einer potenziellen Kundin. Denn bald beginnt die Laufsaison: Der entsprechende Newsletter ist vorbereitet, die Aktionen zum Saisonauftakt aufgegleist. Und natürlich steht Heidi Küng, als hoffentlich vielseitig interessierte Sportlerin, auch auf Toblers Abonnentenliste.

Aus Marketingsicht ist das Vorgehen von Armin Tobler nachvollziehbar und durchaus sinnvoll. Aber im Hinblick auf das neue Datenschutzgesetz sowie das Lauterkeitsrecht (UWG) verstösst sein Handeln gegen rechtliche Vorschriften.

Ab dem 1. September 2023 braucht es eine Einwilligung

In den heutigen «Datenschutz-Zeiten» ist allgemein bekannt, dass das Versenden von Newslettern ohne transparente Einwilligung nicht empfehlenswert – gar als «Spam» wahrgenommen wird – und aus wettbewerbsrechtlicher Sicht unzulässig ist. Wohingegen die Praxis zeigt, dass Kundenadressen für jede Art von Werbung verwendet werden. Dieses Praxisdenken ist falsch. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG), das per 1. September 2023 in Kraft tritt, hat der Umgang mit Daten hohe Aktualität.

Die Zustellung von elektronischen Werbesendungen ist nur in zwei Fällen zulässig:

1. Die Empfängerin hat sich für den Newsletter explizit angemeldet und der Zustellung von elektronischen Werbesendungen eingewilligt.
2. Die Empfängerin hat in einem Vertrag ihre E-Mail-Adresse freiwillig mitgeteilt und stimmt Werbebotschaften für ähnliche Angeboten zu. Das gilt nur, wenn die Kundin über die Ablehnungsmöglichkeit in klarer Form informiert ist.

Wenn sich Heidi Küng im Webshop registriert und ein Kundenkonto erstellt, jedoch weder in den Newsletter-Versand einwilligt noch Carving Skis kauft, so darf Armin Tobler ihr keinen Newsletter zustellen. Zudem gehören Laufschuhe nicht in die gleiche Angebotskategorie wie Skis.

Einfaches und Doppeltes Beitritt-Verfahren

Das einzige Pflichtfeld für das Abonnieren eines Newsletters ist die E-Mail-Adresse. Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Üblicherweise kann die Kundin ihre Einwilligung erteilen indem sie bei einem Newsletter-Anmeldeformular ihre E-Mail-Adresse angibt (Opt-In) oder durch Ankreuzen eines entsprechenden Kästchens. Diese Checkbox darf weder vorangekreuzt sein noch sich auf weitere Einwilligungen wie die AGB beziehen. Form und Inhalt der Einwilligung müssen verständlich ausformuliert sein: «Ich möchte elektronische Werbesendungen von der Tobler Sport AG per Newsletter und/oder SMS mit Informationen über sämtliche Neuheiten und Aktionen. Meine Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an unsubscribe@toblersport.ch mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.» Tobler tut also gut daran, von Anfang an sein ganzes Sortiment für Werbebotschaften miteinzubinden.

Anschliessend lässt er die Einwilligung durch die Empfängerin bestätigen. Ein solches «Double Opt-in» ist rechtlich nicht zwingend, dient jedoch der Beweissicherung und stellt sicher, dass nicht ein Dritter die Newsletter-Anmeldung vorgenommen hat. Heidi Küng erhält also, nach Angabe der E-Mail-Adresse, eine Bestätigungsmail mit Link um der Anmeldung zuzustimmen.

Das Recht auf Vergessen

Die Prinzipien der Verhältnis- und Zweckmässigkeit verlangen, dass Daten nicht länger als nötig bearbeitet werden. Wie lange die Datenaufbewahrung und Nutzung nötig ist, ergibt ich aus einer sorgfältigen Interessenabwägung im Einzelfall.

Sobald die Empfängerin sich vom Newsletter abmeldet, sind sämtliche Daten, auch Vor- und Nachnamen, zu löschen. Ab dem Zeitpunkt der Abmeldung dürfen keine Newsletter mehr zugestellt werden.

Q&A von Swico zum revidierten Datenschutzgesetz

Unternehmen tun gut daran, die Zeit bis zum 1. September 2023 zu nutzen, um sich auf die rechtlichen Verpflichtungen vorzubereiten. Swico beantwortet, in Zusammenarbeit mit Experten, solche und andere Fragen zum Datenschutzgesetz und weiteren damit zusammenhängenden gesetzlichen Bestimmungen.

Das umfangreiche Q&A steht den Swico-Mitgliederinnen und Mitgliedern auf der Website zur Verfügung.